KSEI SIAPKAN ISO 9001

Bukan asal jadi. Penyelesaian transaksi efek tanpa pergerakan warkat yang dipersiapkan KSEI diupayakan memenuhi ISO 9001, suatu standar kualitas layanan yang diakui internasional.

Meski panjang dan berliku, proses persiapan implementasi scripless settlement bakal rampung juga. Maret 2000, penyelesaian transaksi efek tanpa pergerakan fisik warkat sudah bisa diterapkan. Mimpi panjang kalangan pasar modal segera menjadi kenyataan juga.

Kalangan pasar modal memang pantas bermimpi. Karena scripless settlement merupakan salah satu ciri pasar modal modern. Hampir semua negara melengkapi bursa efeknya dengan sistem penyelesaian transaksi melalui pemindahbukuan.

Namun, karena hadir belakangan itulah, scripless settlement di bursa efek Indonesia dimungkinkan untuk dirancang lebih elegan. Pihak KSEI tampaknya takkan tanggung-tanggung melaksanakan tugasnya sebagai lembaga penyimpanan dan penyelesaian efek. "Sistem penyimpanan efek harus memenuhi standar internasional," ujar Dirut KSEI Erry Firmansyah.

Komitmen itu mendorong manajemen KSEI untuk berikhtiar meraih prestasi terbaik. Tujuan akhirnya kerja keras KSEI akan memperoleh pengakuan badan internasional. Pertengahan September lalu, KSEI menunjuk Prasetio Strategic Consulting (PSC) menjadi konsultan KSEI untuk mempersiapkan sertifikat ISO. Ditargetkan, September 2000, KSEI sudah bisa meraih ISO 9001.

Awalnya, KSEI cuma mempersiapkan sistem audit dari Price WaterhouseCoopers (PwC). Setelah dipertimbangkan, daripada hanya sistemnya yang diaudit, lebih baik semua proses penyimpanan dan penyelesaian transaksi sekaligus dibuatkan standar mutu.

Dengan adanya pengakuan internasional melalui ISO, kata Head Depository & Securities Information Division Endang Triningsih, segala pekerjaan penyimpanan dan penyelesaian efek akan lebih terorganisasi, teratur dan mudah dikontrol. Sebelumnya, standar prosedur operasional (SOP) setiap divisi berbeda-beda, termasuk jenis publikasi dan bentuk pelaporan. Akibatnya, sering ada perbedaan pemahaman laporan kerja antardivisi. Sedang dengan standarisasi, segala bentuk pelaporan dan publikasi akan dibuat seragam sesuai patokan internasional. Kesalahpamahan bisa dihindari.

Pada tahap awal —yang kini tengah dipersiapkan—, hanya kegiatan penyimpanan efek elektronik (depository) yang akan memperoleh sertifikat ISO. Penyimpanan efek elektronik dianggap penting, karena pada era scripless settlement, semua data rekening efek dan dana tersimpan di sistem KSEI. Pelayanan penyimpanan efek yang berisiko ini membutuhkan suatu standar baku, sehingga partisipan (anggota bursa dan bank kustodian) merasa aman dalam menggunakan jasa KSEI.

 

Namun, karena divisi depository ini berhubungan dengan divisi lain, otomatis seluruh divisi KSEI dilibatkan dalam persiapan ISO ini. Menurut metodologi Arthur Andersen mengenai quality process enchancement (QPE), ada enam tahap yang harus dilalui KSEI untuk bisa meraih sertifikat ISO. Yakni, tahap penelahan sistem mutu, pelatihan dan manajemen perubahan, perencanaan sistem mutu, pengembangan sistem mutu, penerapan sistem mutu dan proses sertifikasi sistem mutu.

Tahap pertama diawali dengan rapat pencanangan proyek ISO 9001 yang dihadiri seluruh anggota tim ISO dan manajemen KSEI pada 14 September. Inti terpenting pada tahap ini adalah pemeriksaan kesehatan mutu pada bagian-bagian yang terkait proyek ISO oleh PSC.

Pekerjaan yang terkait ISO mencakup sejumlah divisi. Ada divisi Depositori & Informasi Saham yang terdiri atas asset management corporate action, settlement & depository, operational serta external affairs. Divisi Sistem Informasi Managemen yang terdiri atas operation system, management system, development system, dan support system. Divisi SDM & U mencakup rekrutmen training & development, divisi hukum, Divisi Pengendalian Internal, Divisi Akuntansi & keuangan dan terakhir Bagian komunikasi Perusahaan.

Tahapan pelatihan juga telah dilaksanakan KSEI akhir September untuk menyesuaikan segala kegiatan dengan persyaratan yang berhubungan dengan standar ISO. Saat ini, KSEI memasuki tahap ketiga, yakni perencanaan sistem mutu.

Tim ISO KSEI —yang terdiri atas 25 orang— tengah melakukan konsultasi intensif untuk pembuatan standar SOP, panduan-panduan untuk partisipan, dan standar mutu untuk semua bentuk publikasi yang dikeluarkan KSEI. "Semua yang berbentuk flow chart kerja harus disesuaikan panduan yang diberikan PSC," jelas Endang.

Dijadwalkan, Desember 1999, flow chart sudah bisa diselesaikan. Setelah itu, akan ada instruksi kerja sebagai panduan manajemen KSEI. Juni 2000, setelah scripless settlement berjalan, KSEI akan mengimplementasikan panduan ISO. Saat scripless settlement dimulai diharapkan tidak ada lagi kegiatan yang tidak memakai standar internasional.

Pada tahap implementasi atau penerapan sistem mutu, PSC akan memeriksa apakah instruksi kerjanya sudah sesuai dengan standar yang ditetapkan. Tahap penerapan ISO memakan waktu terlama, yakni Juni hingga September 2000.

Bila dalam tiga bulan itu semua pekerjaan KSEI sudah memenuhi standar internasional, dan telah direview oleh badan sertifikasi internasional, maka pada September tahun 2000, ISO 9001 diharapkan sudah diterima KSEI. Nantinya, setiap enam bulan sekali PSC akan melakukan audit guna mengevaluasi pekerjaan KSEI. Tak pelak lagi, yang dievaluasi adalah konsistensi KSEI pada panduan baku yang disyaratkan dalam ISO.